Software für Terrassenüberdachungs-Betriebe: vom ersten Anruf bis zur Abnahme an einem Ort
Ein Terrassendach braucht Beratung, ein Aufmaß, ein sauberes Angebot, Bestellungen bei mehreren Herstellern und ein Montageteam, das am richtigen Tag mit dem richtigen Material vor dem Haus steht. Im Frühjahr kommt das alles gleichzeitig.
Die digitalen Gesellen arbeiten Ihnen an genau diesen Schritten zu. Sie sortieren, rechnen, gleichen ab und schlagen vor. Was rausgeht und was geändert wird, entscheiden Sie.
Das Wichtigste in Kürze
- Anfragen von Website, Meta-Anzeigen, Konfigurator und Telefon landen an einer Stelle, auch nach Feierabend.
- Das Angebot rechnet mit Ihren Herstellerpreislisten und Ihren Aufschlägen und sieht aus wie Ihres.
- Aus dem angenommenen Angebot entsteht die Bestellübersicht je Lieferant. Jede Auftragsbestätigung wird Position für Position geprüft.
- Die Plantafel zeigt alle Montageteams. Fällt jemand aus, liegt ein Vorschlag zum Umplanen bereit.
- Abnahme mit Fotos und Unterschrift, Reklamationen mit Verlauf, alles am Auftrag.
- Ihre Bürokraft bleibt. Sie bekommt die Routine abgenommen und behält die Entscheidungen.
- Wir richten alles ein. Sie starten mit einem Gesellen und nehmen die nächsten dazu, wenn es passt.
Alles an einem Ort statt Excel, WhatsApp und Mail
In vielen Überdachungsbetrieben läuft das Büro über Postfach, Telefon, Kalkulationstabelle, WhatsApp-Fotos und Notizen aus der Ausstellung. Den Überblick behält einer, meistens der Inhaber.
Mit den Gesellen hat jeder Auftrag einen Ort. Anfrage, Gespräche, Angebot in allen Versionen, Aufmaß, Bestellungen, Termine, Fotos und Abnahme hängen am selben Vorgang. Auf der Seite „Heute“ steht zuerst, was brennt, dann, was heute dran ist. Das gilt für Sie, Ihre Bürokraft und, auf dem Handy, Ihre Monteure.
Zehn Stationen und wer Ihnen zuarbeitet
Von der ersten Anfrage bis zur Empfehlung: An jeder Station steht, wo es in Überdachungsbetrieben typischerweise hakt und welcher Geselle Ihnen dort Arbeit abnimmt.
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Anfrage: Website, Meta, Konfigurator, Telefon
Engpass im GewerkIm Frühjahr kommen die meisten Anfragen genau dann, wenn alle auf Baustellen sind. Wer erst abends zurückruft, ist oft nicht mehr der Erste.So arbeiten die Gesellen zuDie Telefonistin nimmt Anrufe an, auch nach Feierabend oder wenn Sie gerade auf dem Dach stehen. Sie fasst das Gespräch zusammen, nennt Ihrem Kunden eine Rückrufzeit und bucht auf Wunsch gleich einen Termin, etwa in der Ausstellung oder zum Aufmaß. Formulare von Website und Landingpages sowie Leads aus Meta-Anzeigen landen im selben Eingang „Anfragen“. Der Innendienst sortiert das Postfach und schreibt zu jeder Mail eine kurze Zusammenfassung.
Dazu kommt ein Konfigurator für Ihre Website. Ihr Kunde wählt Terrassendach, Lamellendach, Kaltwintergarten oder Markise, Maße und Zubehör und sieht einen gerundeten Preisrahmen aus Ihren eigenen Preislisten. Einkauf, Aufschläge und Marge bleiben bei Ihnen. Die Anfrage kommt mit der fertigen Konfiguration im Eingang an.
TelefonistinInnendienst
Postfach nach Fächern sortiert, jede Mail mit Zusammenfassung. Beispiel aus dem Musterbetrieb. -
Beratung in der Ausstellung oder beim Kunden
Engpass im GewerkBei Glas, Profil, Farbe, Seitenelementen und Beschattung gibt es viele Varianten. Was im Gespräch besprochen wurde, steht oft nur auf einem Zettel.So arbeiten die Gesellen zuAm Vorgang steht alles, was der Kunde bisher geschrieben, gesagt oder konfiguriert hat. Sie halten fest, ob die Beratung in der Ausstellung, vor Ort oder am Telefon war. Das Beratungsgespräch können Sie mitschreiben lassen: Die Zusammenfassung hängt danach am Vorgang, und beim Angebot muss niemand mehr den Zettel suchen.
Innendienst -
Aufmaß: Maße und Bestand am Haus
Engpass im GewerkVor Ort ist die Wand anders als gedacht. Eine Dämmfassade, ein unklares Fundament, fehlender Strom oder ein bestehendes Dach verändern Befestigung und Preis. Fällt das erst bei der Montage auf, wird es teuer.So arbeiten die Gesellen zuDas Aufmaß hängt am Angebot. Die angebotenen Maße stehen schon als „geschätzt“ drin und werden vor Ort bestätigt, auch per Sprache. Je Produktgruppe gibt es einen festen Messplan. Besonderheiten am Bestand kreuzen Sie auf einer Checkliste an: Dämmfassade, Fundament unklar, Strom fehlt, Gefälle, Bestandsdach, kritischer Dachüberstand.
Danach wird das Aufmaß mit dem Angebot verglichen. Ab welcher Abweichung ein neues Angebot nötig ist, legen Sie fest. Ein Beispiel aus dem Musterbetrieb: Vor Ort wurde 18 cm breiter gemessen als angeboten, die Abweichung steht sofort da. Auf Wunsch setzt die Ansicht „Am Haus“ das Dach in den gemessenen Maßen in ein Foto der Hauswand.
Kalkulator -
Angebot: mit Ihren Herstellerpreisen
Engpass im GewerkHerstellerpreislisten mit Aufpreisen für Farbe, Glas, Steuerung oder Tuchklasse. Ein sauberes Angebot dauert schnell einen halben Tag. Danach fragt niemand nach.So arbeiten die Gesellen zuDer Kalkulator nimmt das Angebot per Sprache oder Text auf und rechnet mit Ihren Preislisten und Konditionen. Die Preislisten Ihrer Hersteller binden wir bei der Einführung ein, neue Preisstände können Sie später auch selbst hochladen. Sie sehen das Dach in 3D, die interne Kalkulation und das Kundenangebot in Ihrem Design getrennt. Festgeschriebene Versionen bleiben unverändert. Offene Angebote fasst der Kalkulator nach festen Abläufen nach.
Kalkulator
Aus einer getippten Ansage erkannt: Maße, Eindeckung, Seitenteile, Farbe. Offene Felder sind markiert. Beispiel aus dem Musterbetrieb. -
Auftrag und Anzahlung
Engpass im GewerkBestellt wird erst, wenn die Anzahlung da ist. Wer prüft das, und wann geht es weiter?So arbeiten die Gesellen zuIhr Kunde nimmt das Angebot im Kundenportal an, auch per QR-Code vom gedruckten Angebot. Name und Zeitpunkt werden festgehalten, der Vorgang rückt weiter, und das Büro bekommt eine Aufgabe. Aus dem angenommenen Angebot entsteht ein Abschlagsplan mit der Anzahlungsrechnung als Entwurf. Den Zahlungseingang gleicht die Anbindung an Lexoffice ab. Ist die Anzahlung da, wechselt der Auftrag in die Montage.
Innendienst
Alle Angebote mit Status: angenommen, versendet, seit wie vielen Tagen ohne Antwort. Beispiel aus dem Musterbetrieb. -
Bestellung beim Hersteller und Auftragsbestätigung
Engpass im GewerkEin Auftrag, mehrere Lieferanten, lange Lieferzeiten. Nennt die Auftragsbestätigung eine andere Kalenderwoche oder ein anderes Maß, fällt das oft erst auf, wenn die Ware fehlt.So arbeiten die Gesellen zuDer Disponent erstellt aus dem angenommenen Angebot und den Maßen des Aufmaßes eine Bestellübersicht je Lieferant, alle Maße einheitlich in Millimetern. Bestellen tun Sie selbst, im Formular oder Shop des Herstellers.
Kommt die Auftragsbestätigung ins Postfach, liest der Disponent sie und vergleicht Menge, Preis, Maß und Liefertermin mit der Bestellung. Passt alles, steht die zugesagte Lieferwoche still am Auftrag. Weicht etwas ab, sehen Sie Bestellung und Bestätigung nebeneinander, die Abweichung markiert. Verschiebt sich der Liefertermin zum dritten Mal, gibt es eine eigene Aufgabe.
Disponent -
Montageplanung: mehrere Teams, Ausfälle, Wetter
Engpass im GewerkIn der Saison sind alle Teams voll. Lieferwoche, Kundenwunsch, Urlaub, Berufsschule und Regen müssen zusammenpassen.So arbeiten die Gesellen zuDie Plantafel zeigt je Mitarbeiter die Tage für eine, zwei oder vier Wochen oder einen Monat. Aufträge, die bereit zur Montage sind, ziehen Sie auf einen Tag. Konflikte stehen vor dem Speichern da. Nachrichten an Kunde und Monteure gehen erst nach Ihrer Bestätigung raus. Der Kunde bestätigt den Termin über einen Link oder wählt einen angebotenen Alternativtermin.
Der Vorarbeiter schlägt vor, Sie entscheiden. Schlechtwetterstunden erfassen die Monteure selbst. Das Büro bekommt die Monatsauswertung und den Export für den Antrag auf Saison-Kurzarbeitergeld.
Vorarbeiter
Plantafel mit Abwesenheitskürzeln und den Aufträgen, die bereit zur Montage sind. Beispiel aus dem Musterbetrieb. -
Abnahme auf der Baustelle
Engpass im GewerkAbnahmeprotokoll auf Papier, Fotos auf fünf Handys, Mängel aus der Erinnerung.So arbeiten die Gesellen zuDer Bauleiter arbeitet Ihren Monteuren auf dem Handy zu. Sie sehen ihre Baustellen des Tages, machen Fotos und holen die Unterschrift des Kunden. Das Ergebnis lautet ohne Mängel, mit Mängeln oder verweigert. Mängel stehen als Liste da, das Protokoll liegt als PDF am Auftrag.
Bauleiter -
Service und Reklamation
Engpass im GewerkEine undichte Rinne meldet sich Monate später. Dann ist offen, wer zuständig ist und wo die Fotos von damals liegen.So arbeiten die Gesellen zuEin Servicefall entsteht am Bauvorhaben, mit Art, Fehlerkategorie, Verantwortung, Priorität, Kosten, Fotos und Verlauf. Verantwortlich kann der Hersteller, der Lieferant, Ihr Betrieb oder ein anderes Gewerk sein. Ergibt die Zufriedenheitsabfrage „unzufrieden“, öffnet sich der Fall von selbst. Die Auswertung nach Hersteller zeigt, wo sich Fälle häufen. Im Musterbetrieb liegen als Beispiel ein Motor am Lamellendach und eine undichte Rinne.
Bauleiter -
Empfehlung
Engpass im GewerkZufriedene Kunden würden empfehlen. Gefragt werden sie selten.So arbeiten die Gesellen zuNach der Abnahme fragt das Kundenportal nach der Zufriedenheit von 1 bis 5. Ist der Kunde unzufrieden, bekommt Ihr Büro eine Aufgabe und kann sich direkt kümmern. Über einen Empfehlungslink lädt Ihr Kunde Nachbarn und Freunde ein. Jede Empfehlung kommt als neue Anfrage mit Herkunft „Empfehlung“ an.
Innendienst
Vom gesprochenen Satz zum Angebot in Ihrem Design
„Terrassendach, 7 mal 3 Meter, Glas, anthrazit.“ Der Kalkulator macht daraus die Kalkulation für Sie und das Kundenangebot mit 3D-Ansicht für Ihren Kunden. Prüfen und abschicken tun Sie.
Jeder hat eine Aufgabe, zusammen decken sie den ganzen Weg ab.
Beispiel aus dem Musterbetrieb: Auf „Heute“ stehen 11 offene Rückrufe, 3 davon hat die Telefonistin angenommen.
Ein Monteur fällt aus. Diese Woche stehen drei Montagen auf der Tafel.
Die Ausfall-Übersicht zeigt, wer in den nächsten 3, 7 oder 14 Tagen fehlt und welche Einsätze das trifft. Umgeplant wird nichts von selbst.
- Betroffene Einsätze sehenFür die nächsten 3, 7 oder 14 Tage: welche Baustellen der Ausfall trifft.
- Mindestbesetzung prüfenJe Einsatz sehen Sie, wer übrig bleibt und ob die Mindestbesetzung reicht.
- Ersatz findenDarunter stehen freie Kollegen, zuerst die mit passender Qualifikation. Reicht das nicht, nennt der Vorarbeiter die nächsten Tage, an denen das ganze Team frei ist.
- Vorschau statt ÜberraschungSie sehen zuerst eine Vorschau mit allen Konflikten. Erst nach Ihrer Bestätigung bekommen Kunde und Monteure Bescheid.
- Kunde bestätigtDer Kunde bestätigt den neuen Termin über seinen Link.
Die Gesellen ersetzen niemanden im Büro.
Sie nehmen Ihrer Bürokraft das Sortieren, Abtippen und Hinterhertelefonieren ab. Ihre Bürokraft prüft, ändert und gibt frei. Sie bleibt die Person, die Kunden und Lieferanten kennt, und hat dafür wieder Zeit.
Nichts geht ungefragt raus
Antworten an Kunden liegen unter „Freigaben“. Raus geht nur, was jemand freigegeben hat.
Bestellen tun Sie
Der Disponent stellt die Bestellung zusammen und prüft die Bestätigung. Auslösen tut er sie nie selbst.
Umplanen nur mit Okay
Der Vorarbeiter schlägt vor. Gespeichert wird erst, wenn Sie auf der Karte bestätigen.
Vier Schritte bis zum ersten Gesellen
Betriebs-Check
Wir schauen gemeinsam, wo bei Ihnen Anfragen, Angebote oder Bestellungen hängen bleiben.
Musterbetrieb ansehen
Sie sehen die Gesellen an einem erfundenen Überdachungsbetrieb, mit Aufträgen wie Ihren.
Wir richten ein
Preislisten Ihrer Hersteller, Lieferanten, Teams, Vorlagen und Ihr Postfach. Ihre bestehenden Kontakte übernehmen wir.
Ein Geselle nach dem anderen
Sie starten dort, wo es am meisten drückt. Weitere Gesellen schalten Sie dazu, wenn das Team mitzieht.
Zeit dafür ist am besten zwischen den Saisons.
Für Betriebe, die verkaufen und selbst montieren
Für Fachbetriebe, die Terrassenüberdachungen, Lamellendächer, Pergolen, Kaltwintergärten, Wintergärten, Markisen oder anderen Sonnenschutz verkaufen und selbst montieren. Typisch: ein kleines Büro, eine Ausstellung, mehrere Montageteams. Auch Metallbaubetriebe mit Überdachungen im Programm arbeiten so.
Wie ein Überdachungsbetrieb aus der Eifel Anfragen, Büroabläufe und Auftritt mit einem Partner ordnet, lesen Sie in der Fallstudie FT Work & Design →
Was Inhaber von Überdachungsbetrieben vorher wissen wollen
Passt das auch für Wintergarten-, Sonnenschutz- und Metallbaubetriebe?
Ja, wenn Sie Überdachungen, Wintergärten, Markisen oder Sonnenschutz verkaufen und montieren. Angebot, Aufmaß und Bestellung arbeiten mit Produktgruppen wie Terrassendach, Lamellendach, Kaltwintergarten, Markise, Carport oder Glaselement.
Muss meine Bürokraft gehen?
Nein. Die Gesellen bereiten vor, Ihre Bürokraft prüft und gibt frei. Sie gewinnt Zeit für Kunden und Lieferanten.
Wer prüft, was die KI schreibt?
Sie oder Ihr Büro. Antworten an Kunden liegen unter „Freigaben“. Raus geht nur, was jemand freigegeben hat. Bestellungen löst der Disponent nie selbst aus.
Arbeiten die Gesellen mit meinen Herstellerpreisen?
Ja. Wir binden die Preislisten Ihrer Hersteller bei der Einführung ein, dazu Ihre Einkaufskonditionen und Aufschläge. Neue Preislisten können Sie auch selbst hochladen. Ein neuer Preisstand ersetzt den alten, gespeicherte Angebote behalten ihre Preise.
Nimmt die Telefonistin auch nach Feierabend ab?
Ja. Sie nimmt den Anruf an, fasst ihn zusammen, nennt Ihrem Kunden eine Rückrufzeit und legt den Rückruf als Aufgabe an. Termine, etwa für die Ausstellung oder das Aufmaß, bucht sie direkt.
Was kann die Baustelle allein?
Ihre Monteure sehen auf dem Handy ihre Baustellen des Tages, machen Fotos, holen die Unterschrift zur Abnahme und erfassen Arbeitszeit und Schlechtwetter. Alles hängt sofort am Auftrag.
Wie fließen die Daten?
Ihr Postfach wird angebunden, Formulare, Meta-Leads und der Konfigurator schreiben in denselben Eingang. Für die Buchhaltung lässt sich Lexoffice anbinden.
Wie aufwendig ist die Einführung, und brauche ich dafür IT?
Sie brauchen keine eigene IT. Wir richten ein und arbeiten die Gesellen auf Ihre Preise, Lieferanten und Abläufe ein, Schritt für Schritt statt als großes IT-Projekt.
Was kostet das?
Das klären wir im Betriebs-Check. Dort sehen wir, welche Gesellen Ihnen am meisten abnehmen, und danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt.
Wie komme ich an meine Daten, und wie wieder raus?
Ihre Daten bleiben Ihre. Sie lassen sich über die Schnittstelle vollständig abrufen, dazu kommen Exporte für Zeiten und Belege. Über die MCP-Anbindung schließen Sie außerdem gängige KI-Werkzeuge mit Ihrem eigenen KI-Schlüssel direkt an Ihren Betrieb an.
An welcher Station warten Ihre Aufträge heute?
Der kostenlose Betriebs-Check zeigt, wo in Ihrem Betrieb Anfragen, Angebote oder Bestellungen hängen bleiben und welcher Geselle Ihnen zuerst am meisten abnimmt.