Auftragsbestätigung prüfen: Was Sie vergleichen müssen und was Ihnen abgenommen wird
Die Auftragsbestätigung des Lieferanten ist die letzte Stelle, an der ein falsches Maß noch nichts kostet. Hier steht, worauf Sie achten. Und wie der Disponent jede AB, die per Mail kommt, mit Ihrer Bestellung abgleicht und sich nur meldet, wenn etwas nicht passt.
Das Wichtigste in Kürze
- Sofort prüfen, nicht bei Lieferung: Ein Fehler in der AB lässt sich korrigieren, solange noch nicht gefertigt ist. Danach kostet er Material, Zeit und meist einen zweiten Montagetermin.
- Fünf Punkte zählen: Positionen vollständig, Maße, Menge, Preis und Lieferwoche. Dazu Ausführung und Farbe, die Sie selbst lesen.
- Abweichung schriftlich klären: Antworten Sie dem Lieferanten direkt und schriftlich, was nicht passt. Schweigen hilft Ihnen nicht.
- Der Abgleich läuft von allein: Kommt die AB als PDF per Mail, ordnet der Disponent sie der Bestellung zu und vergleicht jede Position. Passt alles, ist die Bestellung bestätigt, ohne dass Sie etwas tun.
- Sie entscheiden: Weicht etwas ab, steht es rot neben der Bestellung, und die Aufgabe liegt bei Ihnen. Was Sie dem Lieferanten antworten, bleibt Ihre Sache.
Worauf Sie bei der Auftragsbestätigung achten
Legen Sie Ihre Bestellung daneben und gehen Sie Position für Position durch. Rechts steht, was der Disponent davon für Sie vergleicht.
- Bestellnummer und Kommissionordnet er zu
Gehört die AB wirklich zu dieser Bestellung und diesem Kunden? Bei mehreren offenen Bestellungen beim selben Lieferanten passiert hier die erste Verwechslung.
- Alle Positionen da?vergleicht er
Fehlt eine Position, kommt sie nicht. Steht eine zusätzlich drin, zahlen Sie sie. Beides fällt beim schnellen Durchblättern am leichtesten durch.
- Maßevergleicht er zuerst
Breite, Tiefe, Höhe in Millimetern, genau wie aus dem Aufmaß bestellt. Ein falsch gefertigtes Maß ist der teuerste Fehler auf der ganzen AB.
- Menge und Einheitvergleicht er
Stück, Meter, Paar: Stimmt die Zahl, und stimmt die Einheit?
- Einkaufspreisvergleicht er
Stimmt der Preis je Einheit mit dem, was Sie kalkuliert haben? Kleine Rundungen sind normal, eine neue Preisliste nicht.
- Lieferterminvergleicht er
Welche Kalenderwoche sagt der Lieferant zu, für die ganze Bestellung und für einzelne Positionen? Davon hängt Ihr Montagetermin ab.
- Ausführung, Farbe, Glaslesen Sie selbst
RAL-Ton, Glasart, Eindeckung, links oder rechts. Das steht oft nur im Fließtext der Position.
- Konditionen und Lieferadresselesen Sie selbst
Zahlungsziel, Skonto, Fracht, Lieferung an den Betrieb oder direkt auf die Baustelle.
Von der Mail des Lieferanten zur bestätigten Bestellung
- InnendienstAB erkennenIm Postfach kommt eine Mail mit PDF-Anhang. Am Dateinamen, am Absender und an der Einordnung der Mail erkennt der Innendienst die Auftragsbestätigung. Rechnungen, Lieferscheine und Preislisten bleiben draußen.
- DisponentZuordnenDie AB wird der richtigen Bestellung zugeordnet: über Ihre Bestellnummer im Text, über die Mailunterhaltung oder über Lieferant und Kommission. Ist das nicht eindeutig, ordnet er nicht zu, sondern legt Ihnen die Aufgabe „zuordnen“ hin.
- DisponentLesen und vergleichenEr liest jede Position aus dem PDF, ganz gleich, wie der Lieferant seine AB aufbaut. Verglichen wird danach Zahl für Zahl, nicht geschätzt: „KW 44 statt KW 42“ ist eine Rechnung.
- Sie, wenn nötigBestätigt oder AufgabePasst alles, steht die Bestellung still auf bestätigt, und die zugesagte Woche steht am Auftrag. Weicht etwas ab, bekommen Sie eine Aufgabe, in der jede Abweichung im Klartext steht.
Was als Abweichung zählt und was nicht
Nicht jede Rundung ist ein Problem. Der Abgleich hat feste Grenzen. Alles darüber steht rot da und landet in der Aufgabe.
Wenn die Woche zum dritten Mal wandert, wissen Sie es.
Jede bestätigte Lieferwoche wird am Auftrag mitgeschrieben. Kommt dieselbe Bestellung zum dritten Mal mit einer neuen Woche zurück, liegt eine eigene Aufgabe bei Ihnen: „Liefertermin zum dritten Mal verschoben“, mit Lieferant und Kommission.
Die zugesagte Woche ist auch die Grundlage für den Montagetermin. Den plant der Vorarbeiter, mit Ihrer Bestätigung.
Auch ohne Mail kein Abtippen der ganzen Bestellung.
Kommt die AB auf Papier, erfassen Sie sie in einer Maske, in der die Bestellung schon eingetragen ist. Sie ändern nur, was anders ist. Der Abgleich danach ist derselbe.
Er vergleicht. Antworten tun Sie.
Nichts geht an den Lieferanten
Der Abgleich schreibt dem Lieferanten nicht. Ob Sie widersprechen, nachfragen oder die Änderung annehmen, entscheiden Sie.
Keine stille Übernahme
Was fehlt oder dazukommt, wird nie übergangen. Ist die Zuordnung unsicher, steht das dabei.
Nur das Rote ansehen
Passt eine AB, sehen Sie sie gar nicht erst als Aufgabe. Ihre Zeit geht nur in die Bestellungen, bei denen etwas nicht stimmt.
Fragen zur Auftragsbestätigung
Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung?
Die Bestellung schicken Sie an den Lieferanten. Die Auftragsbestätigung ist seine Antwort: Was er liefert, zu welchem Preis und in welcher Woche. Erst wenn beide übereinstimmen, wissen Sie, was wirklich kommt.
Wann sollte ich die Auftragsbestätigung prüfen?
Am Tag, an dem sie kommt. Solange der Lieferant noch nicht fertigt, ist eine Korrektur meist nur eine Mail. Nach der Fertigung ist sie ein neues Teil.
Was tun, wenn die Auftragsbestätigung von der Bestellung abweicht?
Schreiben Sie dem Lieferanten sofort, was nicht passt, und bitten Sie um eine korrigierte AB. Bis die da ist, planen Sie den Montagetermin nicht fest. Im Tool sehen Sie die Abweichung Zeile für Zeile und haben die Aufgabe dazu in Ihrer Liste.
Muss ich jede Auftragsbestätigung noch selbst lesen?
Die, die passen, nicht mehr. Die steht dann still auf bestätigt. Ausführung, Farbe und Konditionen werden nicht verglichen, die lesen Sie bei Bedarf selbst.
Funktioniert das mit jedem Lieferanten?
Mit jedem, der die AB als PDF per Mail schickt. Der Disponent liest den Inhalt, nicht ein festes Formular. Kommt sie auf Papier, erfassen Sie sie in einer vorbelegten Maske.
Woher weiß das System, zu welcher Bestellung die AB gehört?
Aus Ihrer Bestellnummer im Text, aus der Mailunterhaltung oder aus Lieferant und Kommission. Ist das nicht eindeutig, ordnet es nicht auf Verdacht zu, sondern gibt Ihnen die AB zum Zuordnen.
Woher kommen die Bestellungen, mit denen verglichen wird?
Aus dem angenommenen Angebot mit freigegebenem Aufmaß. Der Disponent legt je Lieferant eine Bestellung mit den Maßen aus dem Aufmaß an. Bestellen tun Sie.
Wie viele Auftragsbestätigungen prüfen Sie im Monat von Hand?
Der kostenlose Betriebs-Check zeigt, wo zwischen Angebot und Montage Zeit verloren geht und was die Gesellen davon übernehmen.