Zeiterfassung im Handwerk: auf der Baustelle gestempelt, im Büro fertig für den Lohn
Ihre Mitarbeiter stempeln am Handy: Arbeit, Fahrt, Pause, Feierabend, gebucht auf das Bauvorhaben. Das Büro sieht Soll, Ist und Stundenkonto, und am Monatsende geht der Export ans Lohnbüro. Keine Zettel aus dem Handschuhfach, kein Nachrechnen.
Das Wichtigste in Kürze
- Stempeln in vier Knöpfen: Arbeit, Fahrt, Pause, Gehen. Die Uhrzeit kommt vom Server, nicht vom Handy.
- Stunden je Bauvorhaben: Jede Arbeitszeit hängt am Auftrag. Das ist die Grundlage für Rapport und Nachkalkulation.
- Nichts wird überschrieben: Nachtrag, Korrektur und Storno brauchen einen Grund und werden als neue Version gespeichert. Das Protokoll zeigt, wer wann was geändert hat.
- Hinweise statt Sperren: Fehlende Pausen, zu lange Tage oder zu kurze Ruhezeit werden markiert. Festgehalten wird trotzdem, was war.
- Fertig für den Lohn: Monatsübersicht, Stundenkonto, Schlechtwetterstunden und Export als Tabelle, für DATEV LODAS oder als Stundenzettel-PDF.
Müssen Handwerksbetriebe die Arbeitszeit erfassen?
Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 gilt: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen, Beginn, Ende und Dauer. Fragen zu Ihrem Betrieb klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt.
Für die Praxis heißt das: Ein Zettel, der am Freitag aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, ist die schlechteste Lösung. Die Zeit sollte dann festgehalten werden, wenn sie entsteht, und spätere Änderungen sollten nachvollziehbar bleiben.
- Erfasst, wenn es passiertServerzeit
Stempeln im Moment, nicht nachträglich aus dem Gedächtnis. Die Uhrzeit setzt der Server.
- Beginn, Ende, Pausen, Dauerje Tag gerechnet
Jeder Block mit Art und Uhrzeit, daraus Tagessumme, Pausen und Fahrtzeit.
- Änderungen nachvollziehbarProtokoll je Eintrag
Wer vergessen hat zu stempeln, trägt nach, mit Grund. Korrigiert das Büro, bleibt die alte Version sichtbar.
- Auffälligkeiten sichtbarHinweis fürs Büro
Keine 30 Minuten Pause nach sechs Stunden, mehr als zehn Stunden am Tag, weniger als elf Stunden Ruhe, Arbeit am Sonn- oder Feiertag, nicht ausgestempelt.
- Für den Mitarbeiter einsehbareigene Ansicht
Jeder sieht seine eigenen Zeiten, seinen Monat und sein Stundenkonto.
Vom ersten Knopf bis zum Feierabend
- Morgens, MonteurLosfahren„Fahrt“ antippen. Ob Fahrt als Arbeitszeit zählt, stellen Sie einmal für den Betrieb ein.
- Auf der BaustelleArbeit am Bauvorhaben„Arbeit“ antippen und das Bauvorhaben wählen. Zur Auswahl stehen nur Aufträge, die der Monteur sehen darf, und seine Service-Einsätze.
- MittagsPause und weiterNach der Pause läuft die Arbeit auf demselben Bauvorhaben weiter, ohne erneut zu wählen.
- AbendsGehenWer um 18 Uhr noch eingestempelt ist oder an einem Arbeitstag nichts gestempelt hat, bekommt eine Erinnerung aufs Handy.
Soll, Ist und Saldo für das ganze Team.
Je Mitarbeiter hinterlegen Sie Wochenstunden und Arbeitstage, die Feiertage kommen nach Bundesland. Daraus entstehen Monatsübersicht und Stundenkonto: Vortrag aus dem Vormonat, Saldo des Monats, Korrekturen mit Grund. Wer aus einem anderen System wechselt, setzt einen Anfangssaldo.
Urlaub, Krankheit, Schule und Schlechtwetter stehen als Abwesenheit im Monat. Die Stunden je Bauvorhaben sehen Sie auf einer eigenen Seite, für Rapport und Nachkalkulation.
Ausfallstunden im Winter, sauber getrennt.
Schlechtwetterstunden werden je Mitarbeiter und Tag erfasst. Stunden zwischen Dezember und März zählen zur Schlechtwetterzeit, Stunden außerhalb werden markiert, nicht gesperrt. Für den Antrag auf Saison-Kurzarbeitergeld gibt es eine Liste je Mitarbeiter und eine je Tag als Nachweis.
Den Antrag stellen Sie oder Ihr Lohnbüro. Ob Stunden anerkannt werden, entscheidet die Agentur für Arbeit.
Was Ihr Lohnbüro bekommt
Der Export liefert, was Lohnbüro und Steuerberater brauchen, in den Formaten, die sie lesen. Abgerechnet wird weiter im Lohnprogramm.
- Tage als TabelleCSV
Eine Zeile je Mitarbeiter und Tag: Beginn, Ende, Pausen, Arbeit, Fahrt, Soll, Abwesenheit.
- MonatssummenCSV
Eine Zeile je Mitarbeiter mit den Summen, Urlaubs- und Krankheitstagen, Lohngruppe und Schlechtwetter. Bestehende Excel-Vorlagen behalten ihre Spalten.
- DATEV LODASImportdatei
Stunden, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage als Importdatei. Lohnarten und Schlüssel gibt Ihr Steuerberater vor. Wer keine Personalnummer hat, wird genannt statt still weggelassen.
- LohnvorschauCSV
Mit Lohngruppen und Zuschlägen für Überstunden, Nacht, Samstag, Sonntag und Feiertag. Eine Hilfe für das Büro, keine Abrechnung.
- StundenzettelPDF
Ein PDF je Mitarbeiter und Monat, eine Zeile je Tag. Auf Klick erzeugt und dem Mitarbeiter bereitgestellt.
Die Zeiterfassung hält fest. Bewerten tun Sie.
Hinweise, keine Strafen
Fehlt eine Pause, sehen Sie das. Was daraus folgt, klären Sie mit Ihrem Mitarbeiter, nicht das System.
Korrekturen mit Grund
Nachtragen und Korrigieren geht, aber immer mit Begründung und sichtbar im Protokoll. Gelöscht wird nichts.
Lohn bleibt beim Lohnbüro
Sie liefern saubere Zahlen. Steuer, Sozialversicherung und Abrechnung bleiben, wo sie hingehören.
Stunden, die am Auftrag hängen, rechnen sich.
Weil jede Arbeitszeit am Bauvorhaben hängt, sehen Sie nach der Montage, ob die Stunden zum Angebot gepasst haben.
Fragen zur Zeiterfassung
Wie stempeln meine Mitarbeiter auf der Baustelle?
Am Handy, mit vier Knöpfen: Arbeit, Fahrt, Pause, Gehen. Bei „Arbeit“ wählen sie das Bauvorhaben. Die Uhrzeit setzt der Server, nicht das Gerät.
Was passiert, wenn jemand vergisst zu stempeln?
Er trägt die Zeit nach, mit einem Grund. Um 18 Uhr bekommt er eine Erinnerung, wenn er noch eingestempelt ist oder an einem Arbeitstag nichts gestempelt hat. Die Erinnerung lässt sich für den Betrieb abschalten.
Kann das Büro Zeiten ändern?
Ja, mit Grund. Jede Änderung ist eine neue Version, die alte bleibt im Protokoll sichtbar. Gelöscht wird nichts, auch ein Storno ist eine neue Version.
Zählt die Fahrt zur Baustelle als Arbeitszeit?
Das stellen Sie einmal für Ihren Betrieb ein. Fahrt wird in jedem Fall getrennt erfasst und im Export eigens ausgewiesen.
Welche Formate bekommt mein Lohnbüro?
Tages- und Monatstabellen als CSV, eine Importdatei für DATEV LODAS, eine Lohnvorschau mit Zuschlägen und Stundenzettel als PDF.
Wie werden Schlechtwetterstunden erfasst?
Je Mitarbeiter und Tag. Für die Schlechtwetterzeit von Dezember bis März gibt es eine Monatsliste für den Antrag auf Saison-Kurzarbeitergeld und einen Nachweis je Tag. Stunden außerhalb dieser Zeit werden markiert.
Sieht jeder Mitarbeiter die Zeiten der anderen?
Nein. Jeder sieht seine eigenen Zeiten, seinen Monat, und sein Stundenkonto. Team, Bauvorhaben, Vorgaben und Lohngruppen sieht nur das Büro.
Ist die Zeiterfassung damit rechtlich abgesichert?
Sie hält die Zeiten fest, wenn sie entstehen, macht Änderungen nachvollziehbar und zeigt Auffälligkeiten. Ob das für Ihren Betrieb genügt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt.
Wie viele Stundenzettel tippt Ihr Büro am Monatsende ab?
Der kostenlose Betriebs-Check zeigt, wo zwischen Baustelle und Büro Zeit verloren geht und was die Gesellen davon übernehmen.