Bürokraft entlasten: Der Innendienst sortiert Ihr Postfach und schreibt die Antworten vor
Anfragen, Rückfragen zum Angebot, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Werbung: Alles landet im selben Postfach. Der Innendienst liest mit, sortiert jede Mail in ein Fach, fasst sie in zwei Sätzen zusammen und schreibt die Antwort vor. Ihre Bürokraft bleibt. Raus geht nur, was Sie oder Ihre Bürokraft freigeben.
Das Wichtigste in Kürze
- Sortiert: Jede Mail liegt in genau einem Fach: Zu erledigen, Wartet auf Antwort, Zur Kenntnis, Erledigt oder Automatisch. Neue Mails sind nach wenigen Minuten einsortiert.
- Zusammengefasst: Zu jeder Unterhaltung steht in höchstens zwei Sätzen, was los ist und was als Nächstes zu tun ist.
- Vorgeschrieben: Wo eine Antwort fällig ist, liegt ein Entwurf bereit. Fehlt ein Termin oder ein Preis, setzt der Innendienst eine markierte Lücke, statt etwas zu erfinden.
- Freigegeben: Antworten an Kunden und Lieferanten gehen nur nach Freigabe raus, aus Ihrem eigenen Postfach.
- Ihre Bürokraft bleibt: Sie entscheidet. Der Innendienst bereitet vor.
Das Postfach ist schon sortiert.
Ihre Bürokraft öffnet die Seite „Heute“. Oben steht, was zuerst dran ist: eine kritische Mail, die heute eine Antwort braucht. Darunter der Hinweis, dass weitere Antworten fertig geschrieben sind und auf ihr Okay warten.
Ein Klick in die Freigaben. Der erste Entwurf antwortet auf eine Anfrage für eine Terrassenüberdachung. Die Kundin ist mit Namen angesprochen, ihre Fragen sind der Reihe nach beantwortet. Wo der Termin für die Vor-Ort-Beratung stehen soll, steht rot markiert [TERMIN]. Ihre Bürokraft trägt Donnerstag, 9 Uhr ein und gibt frei. Die Mail geht aus Ihrem Postfach raus und liegt dort im Gesendet-Ordner.
Die Auftragsbestätigung eines Herstellers, die über Nacht kam, liegt bereits unter „Zur Kenntnis“. Der Newsletter liegt unter „Automatisch“ und taucht in keiner Arbeitsliste auf. Um 7:20 Uhr ist das Postfach abgearbeitet, der Rest des Vormittags gehört dem, was wirklich eine Entscheidung braucht.
Fünf Fächer statt eines vollen Posteingangs.
Der Innendienst liest jede Unterhaltung als Ganzes, erkennt, wer dran ist, und legt sie in genau ein Fach. Dazu eine Kategorie und eine Ampel, wie dringend es ist.
Innendienst
liest, ordnet, fasst zusammen
Abschrift lesen
Sechs Uhr zwölf in einem Terrassenüberdachungs-Betrieb. Zwanzig neue Mails. Darf ich vorstellen: Ihr Innendienst. Sie liest jede Mail und sortiert nach Dringlichkeit. Jede bekommt einen Satz, damit Sie wissen, worum es geht. Und die Antwort ist schon vorgeschrieben. Raus geht nur, was Sie freigeben. Ihr Innendienst. Bereitet vor. Sie entscheiden.
Lesen, zusammenfassen, vorschreiben. Freigeben tun Sie.
Der Innendienst nimmt Ihrer Bürokraft die Arbeit ab, die sich jeden Tag wiederholt. Was übrig bleibt, ist die Entscheidung.
- Lesen und einsortierenEr liest die ganze Unterhaltung, nicht nur die letzte Mail, und erkennt, ob Sie dran sind oder die Gegenseite. Eine Ampel zeigt, wie dringend es ist: Kritisch, Kunde wartet, Normal, ohne Handlung. Wer mehrfach nachfragt, rutscht nach oben.
- ZuordnenBekannte Absender ordnet er dem passenden Kontakt und Vorgang zu. So steht neben der Mail gleich, zu welchem Angebot sie gehört und wo es steht.
- Zusammenfassen und Aufgabe anlegenZu jeder Unterhaltung eine Kurzfassung und der nächste Schritt. Muss etwas passieren, wird es eine Aufgabe mit Fälligkeit aus der Frist in der Mail. Ist die Antwort raus, ist die Aufgabe erledigt.
- Antwort vorschreibenWo eine Antwort fällig ist, liegt ein Entwurf bereit, mit dem, was im System steht: Vorgang, Angebot, Montagetermin, letzte Notizen. Was dort nicht steht, erfindet er nicht.
Sagen, was rein soll. Der Text steht dann schon da.
Vorbild für den Ton sind echte Antworten aus Ihrem Betrieb und Ihr Gruß. Sie können auch selbst ansagen, was rein soll, gesprochen oder getippt. Daraus wird ein sauberer Text, den Sie danach noch verfeinern.
„Sag ihm, wir kommen Dienstag, so acht.“
Gesprochen ins Antwortfeld, als fertige Mail zurück.
Arbeitet eine Kollegin schon an einer Unterhaltung, sehen Sie das sofort. Sie übernehmen oder übergeben mit einem Klick, damit niemand doppelt antwortet.
Er schreibt vor. Entscheiden tun Menschen.
Das ist im System fest eingebaut, nicht nur versprochen.
Kein Versand ohne Freigabe
Jede Antwort an Kunden oder Lieferanten liegt im Reiter „Freigaben“. Freigeben, ändern oder verwerfen. Nach dem Klick bleiben zehn Sekunden zum Rückgängigmachen.
Keine offenen Lücken
Steht noch ein Platzhalter wie [TERMIN] oder [BETRAG] im Text, lässt sich der Entwurf nicht senden.
Prüfhinweise über dem Entwurf
Ist etwas heikel, steht es oben: verlangte Kostenzusage, angedrohte Ersatzvornahme, Termin im Kalender prüfen.
Keine Zusagen auf eigene Faust
Der Innendienst sagt keine Kostenübernahme zu und erkennt keinen Mangel an. Bei einer Reklamation schreibt er, dass Sie sich die Sache ansehen und dann verbindlich Bescheid geben.
Manches schreibt er gar nicht vor
Post von Anwalt oder Gericht, Mahnungen und Inkasso bekommen nie einen Entwurf. Dafür legt er eine Aufgabe an, damit keine Frist verstreicht.
Wer was sieht
Mails sieht nur, wer im Betrieb Mailzugang hat. Monteure sehen ihre Aufgaben, aber keine Mailinhalte.
Erst das Büro entlasten, dann die zweite Stelle ausschreiben.
Viele Betriebe suchen eine zweite Bürokraft, weil die erste im Postfach versinkt. Vieles davon wiederholt sich: lesen, einordnen, zuordnen, die immer gleichen Antworten tippen. Genau das übernimmt der Innendienst.
Ihre Bürokraft fasst nur noch an, was ihre Entscheidung braucht: den Termin, den Preis, den Ton bei einer schwierigen Reklamation. So wird aus einer vollen Stelle eine, die den Überblick hat.
Der Innendienst arbeitet dort, wo auch Angebote und Aufträge liegen.
Statt Tabellen, Buchhaltung, Messenger und Mail auf drei Apps zu verteilen, greifen die Gesellen ineinander. Ihr Postfach bleibt Ihr Postfach: Angebunden werden Google, Microsoft 365 oder jedes Postfach mit IMAP.
Nachrichten an Ihre Geschäftsnummer laufen über dieselbe Freigabe wie die Mails.
Briefe per Post
Angebot oder Rechnung als Brief: Vor dem Versand sehen Sie Empfänger und Seiten, raus geht er erst mit Ihrer Freigabe.
Buchhaltung
Über die Anbindung an Lexoffice landen Rechnungen als Entwurf in Ihrer Buchhaltung, Zahlungseingänge werden abgeglichen.
Ihre Daten bleiben Ihre
Ihre Daten lassen sich über die Schnittstelle vollständig abrufen, dazu kommen Exporte für Zeiten und Belege. Über die MCP-Anbindung schließen Sie gängige KI-Werkzeuge mit Ihrem eigenen KI-Schlüssel direkt an.
Vier Mails aus dem Alltag eines Outdoor-Betriebs.
Der Innendienst ist für Betriebe gebaut, die Terrassendächer, Wintergärten, Markisen und Überdachungen verkaufen und montieren. Beispiele aus dem Musterbetrieb (Beispieldaten):
Anfrage Terrassenüberdachung, ca. 5 × 3,5 m mit Glasdach
Zu erledigen · Neue Anfrage. Die Kundin fragt nach groben Kosten. Der Entwurf bedankt sich, beantwortet die Frage, so weit die Angaben reichen, und schlägt eine Vor-Ort-Beratung vor. Den Termin setzen Sie ein.
Rückfrage zum Angebot Lamellendach: LED und Regensensor
Zu erledigen · Angebot. Der Innendienst ordnet die Mail dem Vorgang zu. Der Entwurf beantwortet die Fragen nacheinander, mit den Positionen aus dem Angebot. Was dort nicht steht, bleibt eine markierte Lücke.
Auftragsbestätigung eines Herstellers, mit Kommission
Zur Kenntnis · Auftragsbestätigung. Kommission, Positionen und zugesagte Lieferwoche liest der Innendienst aus der Mail. Einen Antwortentwurf gibt es nicht, weil keiner gebraucht wird.
Newsletter eines Lieferanten
Automatisch. Er liegt im eigenen Fach und taucht in keiner Arbeitsliste auf. Wer ihn lesen will, findet ihn dort.
Was Inhaber vorher wissen wollen
Ersetzt der Innendienst meine Bürokraft?
Nein. Er nimmt ihr das Sortieren und Vorschreiben ab. Freigeben, Termine festlegen, Preise nennen und heikle Fälle entscheiden bleibt bei ihr oder bei Ihnen.
Wer prüft, was die KI schreibt?
Ein Mensch, bei jeder Antwort. Entwürfe liegen in den Freigaben. Ohne Klick geht nichts an Kunden oder Lieferanten. Offene Platzhalter sperren den Versand.
Schreibt der Innendienst wirklich in meinem Ton?
Er orientiert sich an echten Antworten aus Ihrem Betrieb und an Ihrem Gruß. Sie ändern den Entwurf vor dem Freigeben so weit, wie Sie wollen.
Kann ich E-Mails mit KI beantworten, ohne lange zu tippen?
Ja. Sie sagen oder tippen im Antwortfeld, was rein soll. Der Innendienst macht daraus einen fertigen Text, den Sie mit „freundlicher“ oder „kürzer“ weiter anpassen.
Wie fließen die Daten?
Mails bleiben in Ihrem Postfach. Der Innendienst liest sie über die Anbindung an Google, Microsoft 365 oder IMAP und sendet freigegebene Antworten aus genau diesem Postfach. Sie liegen dort im Gesendet-Ordner.
Funktioniert das mit meinem bestehenden Postfach?
Ja, mit Google, Microsoft 365 oder jedem Postfach mit IMAP-Zugang. Neue Mails holen Sie mit „Jetzt synchronisieren“ sofort herein, einsortiert sind sie nach wenigen Minuten.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Sie beginnt mit einem kostenlosen Betriebs-Check. Danach richten wir das System mit Ihnen ein und binden Ihr Postfach an, Schritt für Schritt statt als großes IT-Projekt.
Wie komme ich an meine Daten, und wie wieder raus?
Ihre Daten bleiben Ihre. Sie lassen sich über die Schnittstelle vollständig abrufen, dazu kommen Exporte für Zeiten und Belege. Über die MCP-Anbindung schließen Sie außerdem gängige KI-Werkzeuge mit Ihrem eigenen KI-Schlüssel direkt an Ihren Betrieb an.
Wie viele Mails landen täglich in Ihrem Büro?
Und wie viele davon wiederholen sich? Der kostenlose Betriebs-Check zeigt, wo in Ihrem Büro Zeit verloren geht und wie der Innendienst Ihr Postfach sortieren würde.