Baustellen-Software fürs Handwerk: Fotos, Abnahme und Reklamation direkt am Auftrag
Ihre Monteure sehen morgens auf dem Handy, wohin es geht und was sie dort erwartet. Nach der Montage machen sie die Fotos, füllen das Abnahmeprotokoll aus und lassen den Kunden unterschreiben. Das Protokoll liegt sofort im Büro am Auftrag. Meldet sich der Kunde später mit einem Mangel, steht der ganze Verlauf schon da. Der Bauleiter arbeitet Ihrem Bauleiter zu, er ersetzt ihn nicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Baustellen auf dem Handy: Jeder Monteur sieht seine Einsätze des Tages mit Anschrift, Zugangshinweisen, den Angaben aus dem Aufmaß und den Checklisten.
- Abnahmeprotokoll vor Ort: Pflichtfotos, Prüfpunkte, Mängelliste mit Frist, Unterschrift von Kunde und Betrieb. Das PDF liegt nach dem Abschließen am Auftrag.
- Rapport und Stunden: Tätigkeiten, Stunden und Material je Einsatz, dazu die Zeiterfassung vom Handy. Die Stunden landen am Bauvorhaben, für Rapport und Nachkalkulation.
- Reklamation mit Verlauf: Jeder Fall hängt am Bauvorhaben, mit Fotos, Art, Fehlerkategorie und Hersteller. Sie sehen, wo sich Fälle häufen.
- Der Kunde ist im Bild: Im Kundenportal sieht er den nächsten Schritt und seine Termine und schickt Fotos. Nach der Abnahme fragt das Portal nach seiner Zufriedenheit.
Der Monteur weiß, was ihn erwartet, bevor er klingelt.
Auf dem Handy öffnet er „Meine Baustellen heute“. Eine Spalte, große Schrift, gebaut zum Tippen mit Arbeitshandschuhen in der Tasche.
Oben die Baustelle: Anschrift, Ansprechpartner und die Zugangshinweise, die das Büro hinterlegt hat. Zum Beispiel: „Zufahrt über den Hof, Schlüssel bei der Nachbarin, Hund im Garten“.
Darunter, gelb markiert, was beim Aufmaß festgehalten wurde: Fundamentart, Plattenarbeiten, Fassade, seitliche Verschlüsse. Keine Rückfrage im Büro, kein Foto aus der WhatsApp-Gruppe suchen.
Am Einsatz hängen die Checklisten für diese Produktgruppe. Ob das Material vollständig ist, steht ebenfalls dort.
Das Abnahmeprotokoll entsteht auf der Baustelle, nicht abends im Büro.
Nach der Montage geht der Monteur das Protokoll Schritt für Schritt durch. Ohne Fotos und ohne Unterschrift lässt es sich nicht abschließen. Was in ein Abnahmeprotokoll gehört →
1 · Fotos nach Plan
Fünf Pflichtmotive, passend zur Montage eines Terrassendachs:
2 · Prüfpunkte und Ergebnis
Funktion geprüft und vorgeführt, Baustelle sauber hinterlassen, Kunde in Bedienung und Pflege eingewiesen, Unterlagen übergeben. Dann das Ergebnis: abgenommen ohne Mängel, abgenommen mit Mängeln oder Abnahme verweigert.
3 · Mängel mit Frist
Jeder Mangel bekommt eine Beschreibung, ein Foto und eine Frist zur Beseitigung. Vorbehalte des Kunden, etwa wegen bekannter Mängel, stehen mit Erläuterung im Protokoll.
4 · Zwei Unterschriften
Der Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Handy, auf Wunsch auch der Betrieb. Name, Ort und Zeitpunkt stehen im Protokoll.
5 · PDF am Auftrag
Beim Abschließen entsteht das Protokoll als PDF und liegt sofort am Auftrag. Datum und Uhrzeit setzt das System. Eine Prüfsumme zeigt, ob das PDF später verändert wurde.
6 · Offene Punkte gehen ans Büro
Bleibt ein Pflichtpunkt der Checkliste offen, schreibt der Monteur kurz, warum. Die Begründung geht ans Büro, die Mängel stehen dort mit Frist und Stand.
Was auf der Baustelle passiert ist, steht am Bauvorhaben.
Wofür andere ein Bautagebuch führen, sammelt der Bauleiter am Auftrag: Fotos, Rapport, Stunden und Material, jeweils mit Datum und Einsatz.
Rapport: Nach dem Einsatz tragen die Monteure ein, was gemacht wurde, wie viele Stunden es waren und welches Material verbaut wurde.
Zeiterfassung: Arbeitstag beginnen, losfahren, Pause, Feierabend, mit einem Tipp auf dem Handy. Vergessene Stempel lassen sich mit Grund nachtragen, das Büro sieht den Nachtrag. Jeder sieht sein Stundenkonto. Mehr zur Zeiterfassung →
Stunden je Bauvorhaben: Das Büro sieht, wie viele Stunden in einem Auftrag stecken, für den Rapport an den Kunden und die Nachkalkulation. Der Stundenzettel kommt als PDF.
Meldet sich der Kunde nach drei Monaten, ist die Akte schon da.
Eine Reklamation beginnt mit der Frage, was damals verbaut und abgenommen wurde. Der Bauleiter legt den Fall direkt am Bauvorhaben an, neben die Fotos und das Abnahmeprotokoll.
- Fall anlegenAm Bauvorhaben, als Reklamation, Garantie, Kulanz oder Wartung. Gibt der Kunde im Portal „unzufrieden“ an, öffnet sich der Fall von selbst.
- EinordnenFehlerkategorie (zum Beispiel Beschichtungsfehler, falsche Maße, Lieferfehler, Transportschaden) und Hersteller. Dazu, wer verantwortlich ist.
- Service-Einsatz planenDer Termin landet in der Planung wie jeder andere Einsatz. Der Monteur sieht ihn auf dem Handy, samt Vorgeschichte, und bekommt wieder Zugang zum Bauvorhaben.
- AuswertenOffene Fälle je Hersteller und je Fehlerkategorie, mit der Zahl der Tage, die sie im Schnitt offen sind. Für den Hersteller gibt es einen Bericht als Tabelle, ohne Name, Anschrift und Rufnummer Ihres Kunden.
Der Kunde fragt seltener nach, weil er sieht, wo sein Auftrag steht.
Jeder Kunde bekommt einen eigenen Link zu seinem Projekt. Oben steht der nächste Schritt, darunter der Verlauf und sein Ansprechpartner.
Termine: Passt der Montagetermin nicht, schlägt der Kunde einen anderen vor. Der Termin bleibt bestehen, bis Ihr Büro sich meldet.
Fotos schicken: Terrasse, Hauswand oder Grundriss landen direkt am Vorgang.
Nach der Abnahme: Das Portal fragt nach der Zufriedenheit. Ist der Kunde unzufrieden, bekommt er einen persönlichen Rückruf, und im Betrieb öffnet sich ein Service-Fall. Danach: Empfehlungslink und das Angebot zur jährlichen Wartung.
Fehlt ein Teil, soll das im Büro auffallen, nicht auf der Baustelle.
Der teuerste Fehler auf der Baustelle ist der zweite Anfahrtstag. Deshalb steht am Bauvorhaben, ob das Material vollständig ist und was noch offen ist. Das Büro prüft es per Klick neu oder hakt es von Hand ab.
Bestellungen und Auftragsbestätigungen der Hersteller hat vorher der Disponent im Blick.
Die Baustelle sieht, was sie braucht. Entscheiden tut das Büro.
Monteure sehen ihre Einsätze
Ein Monteur sieht nur die Bauvorhaben, auf denen er eingeplant ist, und nur zum Lesen. Planung, Freigaben und Service bleiben beim Büro.
Zugang mit Ablaufdatum
Nach dem Einsatz endet der Zugang zum Bauvorhaben nach einer Frist. Ein neuer Termin oder Service-Einsatz schaltet ihn wieder frei. Das Büro kann verlängern.
Keine Mails auf der Baustelle
Monteure sehen ihre Aufgaben, aber keine Mailinhalte.
Ohne Fotos keine Abnahme
Das Protokoll lässt sich ohne Fotos, Unterschrift und Namen des Kunden nicht abschließen.
Den Stand der Mängel pflegt das Büro
Der Monteur hält den Mangel fest. Ob er behoben ist, setzt das Büro.
Nachträge bleiben sichtbar
Wer eine Zeit nachträgt, gibt einen Grund an. Das Büro sieht beides.
Der Bauleiter arbeitet mit den anderen Gesellen zusammen.
Was auf der Baustelle passiert, kommt beim Vorarbeiter auf die Karte für heute, beim Innendienst in die Antwort an den Kunden und beim Kalkulator in die Nachkalkulation.
Ihre Daten bleiben Ihre
Ihre Daten lassen sich über die Schnittstelle vollständig abrufen, dazu kommen Exporte für Zeiten und Belege. Über die MCP-Anbindung schließen Sie gängige KI-Werkzeuge mit Ihrem eigenen KI-Schlüssel direkt an.
Für Terrassendach- und Outdoor-Betriebe
Fotos, Prüfpunkte und Fehlerkategorien sind auf die Montage von Terrassendächern, Wintergärten und Überdachungen zugeschnitten. Alles für Terrassenüberdachungs-Betriebe →
Was Inhaber vorher wissen wollen
Was kann die Baustelle allein, ohne das Büro?
Die Monteure sehen ihre Einsätze, die Angaben aus dem Aufmaß und die Checklisten, machen die Fotos, schließen die Abnahme mit Unterschrift ab, schreiben den Rapport und stempeln ihre Zeiten. Planen, freigeben und Mängel als behoben setzen bleibt beim Büro.
Ersetzt das ein Bautagebuch?
Fotos, Rapport, Stunden, Abnahme und Mängel liegen mit Datum am Bauvorhaben. Damit ist festgehalten, was ein Bautagebuch sonst sammelt. Wenn Ihre Aufträge ein förmliches Bautagebuch verlangen, klären wir im Betriebs-Check, was zusätzlich nötig ist.
Wie belastbar ist das digitale Abnahmeprotokoll?
Es enthält Fotos, Prüfpunkte, Ergebnis, Mängel mit Frist, Vorbehalte und die Unterschriften. Datum und Uhrzeit setzt das System, nicht das Handy. Eine Prüfsumme zeigt, ob das PDF später verändert wurde.
Brauchen meine Monteure eine Schulung?
Die Ansicht für die Baustelle hat eine Spalte und große Knöpfe. Das Protokoll führt Schritt für Schritt durch und sagt, was noch fehlt. Bei der Einführung gehen wir es einmal mit dem Team durch.
Was passiert mit Reklamationen?
Jeder Fall hängt am Bauvorhaben, mit Art, Fehlerkategorie, Hersteller und Verlauf. Sie sehen, welche Fälle offen sind und wie lange schon. Für den Hersteller gibt es einen Bericht ohne persönliche Daten Ihres Kunden.
Wie fließen die Daten?
Fotos, Protokolle und Stunden gehen vom Handy direkt an den Auftrag im System. Das Büro sieht sie sofort, ohne Umweg über private Chats.
Wie komme ich an meine Daten, und wie wieder raus?
Ihre Daten bleiben Ihre. Sie lassen sich über die Schnittstelle vollständig abrufen, dazu kommen Exporte für Zeiten und Belege. Über die MCP-Anbindung schließen Sie außerdem gängige KI-Werkzeuge mit Ihrem eigenen KI-Schlüssel direkt an Ihren Betrieb an.
Wie viele Abnahmeprotokolle liegen noch auf Papier im Firmenwagen?
Der kostenlose Betriebs-Check zeigt, wo zwischen Baustelle und Büro Informationen verloren gehen und wie der Bauleiter sie an den Auftrag bringt.