Wie aus Anfragen verlässlich Aufträge werden
Was eine Anfrage von der ersten Nachricht bis zur Bewertung nach dem Auftrag durchläuft. Die Schlüsselfaktoren, so wie wir den Prozess in der Praxis bauen, damit keine Anfrage mehr verloren geht.
So wandert eine Anfrage durch die Pipeline, von der ersten Anfrage bis zum gewonnenen Auftrag.
- check_circleEin perfekter Anfrageprozess sammelt jede Anfrage aus allen Kanälen an einer Stelle und sorgt dafür, dass jede automatisch einen nächsten Schritt und einen Verantwortlichen hat.
- check_circleDer größte Hebel ist, jede Anfrage voll auszuschöpfen: Wird ein Lead nicht erreicht, folgen automatisch eine E-Mail, eine Folgeaufgabe und nach drei Versuchen ein Anruf durch einen KI-Agenten, statt ihn fallen zu lassen.
- check_circleGerade bei teuren, komplexen Produkten entscheidet strukturiertes Nachfassen über den Auftrag, weil es dem unsicheren Kunden Sicherheit gibt.
Die meisten Betriebe haben kein Problem damit, Anfragen zu bekommen. Das Problem fängt danach an.
Nimm Felix, einen unserer Kunden. Er baut Terrassenüberdachungen, ein schönes, teures, kompliziertes Produkt. Wir haben ihm über Marketing so viele Anfragen gebracht, dass er abends um elf noch Angebote getippt hat. Bei der Menge wurde es schwer, den Überblick zu behalten, und genau da fing die eigentliche Arbeit erst an.
Das lag nicht an den Anfragen. Es lag daran, dass es keinen festen Weg gab, wie eine Anfrage durch den Betrieb läuft. Genau diesen Weg bauen wir. Und so sieht er aus, Schritt für Schritt.
Jede Anfrage kommt am selben Ort an
Eine Anfrage kommt über die Website. Die nächste ruft an. Die dritte über Facebook- oder Google-Werbung, die vierte trägt jemand von Hand ein. Früher hätte jede davon woanders gelegen: ein Postfach hier, ein Zettel da, eine Notiz auf dem Handy.
Bei uns laufen sie alle an einer Stelle zusammen, in deinem CRM. Du musst nicht mehr suchen und nichts mehr zusammentragen. Du öffnest ein Fenster und siehst alles, was reingekommen ist. Und was du sehen kannst, geht nicht mehr verloren.
Website, Telefon, Facebook, Google und manuelle Einträge: jede Anfrage fließt automatisch in dieselbe Anlaufstelle.
Der Kunde hört sofort von dir
In dem Moment, in dem sich jemand meldet, bekommt er eine Antwort. Nicht irgendeine, sondern die, die zu ihm passt: zu dem Produkt, nach dem er gefragt hat, und zu dem Weg, über den er gekommen ist.
Das klingt nach Kleinigkeit, ist aber der erste Eindruck. Der Kunde merkt sofort, hier kümmert sich jemand. Und das Beste daran: niemand bei dir muss dafür eine Mail schreiben. Es passiert von allein.
Jede Anfrage voll ausschöpfen
Jetzt kommt der Teil, der den meisten Umsatz rettet. In vielen Betrieben läuft es so: Man ruft einen Interessenten einmal an, vielleicht zweimal. Geht keiner ran, heißt es "war nicht erreichbar", und der Kontakt verschwindet. Ohne Notiz, ohne zweiten Versuch.
Bei uns passiert in genau diesem Moment etwas:
- Er bekommt automatisch eine E-Mail, dass du dich gemeldet hast.
- Es wird eine Aufgabe angelegt, damit du es noch einmal probierst.
- Und wenn er dreimal nicht rangeht, ruft ein KI-Agent für dich an.
So holen wir aus jeder Anfrage heraus, was drinsteckt, mit so wenig Aufwand für dich wie möglich. Ein Kontakt wird erst dann zur Seite gelegt, wenn wirklich alles versucht wurde.
rein
nicht erreicht
raus
angelegt
nicht erreicht
ruft an
Wird ein Lead nicht erreicht, greift automatisch die nächste Stufe, bis hin zum Anruf durch den KI-Agenten.
Das Schöne daran ist nicht nur der gewonnene Auftrag. Du musst dir auch nie wieder anhören, ein Lead sei nichts wert gewesen, obwohl er nur ein einziges Mal angerufen wurde. Du weißt es jetzt einfach.
Alles grau, bloß nichts gelb
In der Übersicht siehst du auf einen Blick, wo es hakt. Im Idealfall ist alles grau, ruhig, im Griff. Was du nie sehen willst, ist Gelb. Gelb heißt: hier hat keiner den nächsten Schritt festgelegt.
Die Regel ist einfach. Zu jedem Kontakt gehört immer ein nächster Schritt. Egal, wie viele Anfragen an einem Tag reinkommen, keiner fällt hinten runter.
Verlierst du Anfragen, ohne es zu merken?
In 30 Minuten zeigen wir dir an deinen eigenen Zahlen, wo Anfragen liegen bleiben und was ein sauberer Prozess bei dir bewegen würde.
Strategiegespräch vereinbaren arrow_forwardDie Aufgaben schreiben sich von selbst
Du musst die ganzen Aufgaben nicht von Hand anlegen. Vieles wiederholt sich ja ohnehin. Schiebst du einen Kontakt auf "Angebot", legt das System die Aufgabe "Angebot erstellen" an, mit Termin. Geht ein Angebot raus, steht die Erinnerung zum Nachfassen schon da.
Alles sammelt sich an einer Stelle: Wen rufe ich heute an, wem schicke ich ein Angebot, wo muss Material bestellt werden. Arbeitest du mit mehreren Leuten, kannst du das nach Person oder Region sortieren und Aufgaben einfach weiterreichen.
Schiebst du einen Kontakt weiter, legt das System die passende Aufgabe von selbst an, hier blau markiert.
Dranbleiben, ohne zu nerven
Die wenigsten Aufträge entstehen beim ersten Kontakt. Meistens beim zweiten oder dritten. Und gerade bei teuren Sachen, über die man eine Weile nachdenkt, entscheidet genau dieses Dranbleiben.
Bei einer Summe in dieser Größe reicht ein einziges Angebot nicht. Der Kunde ist unsicher, weil so ein Produkt viele Möglichkeiten hat. Wer ruhig dranbleibt und ihm die richtigen Infos nachreicht, nimmt ihm diese Unsicherheit. Der Prozess erinnert dich daran, ganz von allein.
Dein Werkzeug passt sich dir an, nicht umgekehrt
Normalerweise quetscht man seinen Betrieb in ein Tool. Wir machen es andersherum. Wir bilden deinen echten Ablauf ab und hängen die Programme dran, mit denen du sowieso arbeitest. Bei Felix sah das so aus:
- Buchhaltung (LexOffice). Kunden werden automatisch angelegt, mit einer Nummer, die danach überall wieder auftaucht.
- Verträge und Aufmaß (PandaDoc). Rechtssichere Verträge und Formulare fürs Aufmaß. Die Maße landen digital im System, nicht auf einem Zettel, den später keiner mehr entziffern kann. Ein Klick, und die Bestellung beim Lieferanten ist vorbereitet.
- Dokumente (Google Drive). Pro Kunde ein sicherer Ordner, in dem alles liegt.
So gehen die hundert kleinen Handgriffe leicht von der Hand, und nichts geht unter. Bei Felix hat genau das den Unterschied gemacht: weniger Fehler, keine falschen Bestellungen, mehr Zeit zum Verkaufen.
Buchhaltung, Verträge, Dokumente, Telefonie und Projektabwicklung docken an das CRM an, die Daten fließen von allein.
Du vergisst nie wieder, was war
Dein E-Mail-Postfach hängt direkt mit drin. Du ordnest eine Mail einem Kunden zu und siehst auf seiner Seite alles, was je passiert ist. Dazu Notizen, Dokumente, und wenn du willst, sogar mitgeschriebene Telefonate.
Am Ende hast du zu jedem Kunden eine lückenlose Geschichte. Auch in zwei Jahren weißt du noch genau, was besprochen wurde und wann.
Mit dem letzten Handschlag fängt es erst an
Mit der Schlussrechnung ist nicht Schluss. War der Kunde zufrieden, geht automatisch eine freundliche Bitte um eine Bewertung raus, zum Beispiel für dein Google-Profil. So sammelst du nach und nach gute Bewertungen, ohne daran denken zu müssen.
Und der Kontakt bleibt. Ein Jahr später oder zum Geburtstag meldest du dich wieder. Über alle gesammelten Kontakte kannst du gezielt Aktionen fahren, für Nachbestellungen und Empfehlungen. So schließt sich der Kreis und beginnt von vorn.
gewonnen
angefragt
nach 1 Jahr
Mit dem Auftrag fängt es an: Bewertung anfragen, in Kontakt bleiben, und der Kreis beginnt von vorn.
Häufige Fragen
Was ist ein Anfrageprozess?add
Was passiert, wenn ein Lead nicht erreichbar ist?add
Brauche ich dafür ein bestimmtes oder teures CRM?add
Lohnt sich das nur bei teuren Produkten?add
Valentin Hering
Valentin baut mit Betrieben den Anfrageprozess im CRM auf, damit aus Anfragen verlässlich Aufträge werden. Davor zehn Jahre Performance-Marketing im Mittelstand, im Handwerk und in der Beratung.
